ЕФС-1 — это единая форма сведений, которую работодатели передают в СФР. Данная отчетность появилась после объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в один орган. Теперь компании и индивидуальные предприниматели направляют данные о работниках через один документ вместо нескольких отдельных бланков в СФР.
Прежде организации готовили четыре разных отчета. С 2026 года все эти сведения собираются в одной форме. Это упрощает процесс передачи информации в СФР, уменьшает количество ошибок при заполнении, экономит время бухгалтеров.
Через эту форму государство получает информацию о трудовой деятельности граждан, их страховом стаже, начисленной заработной плате и уплаченных взносах. Эти данные необходимы для правильного расчета пенсий, больничных листов и других социальных выплат. Каждый работодатель обязан своевременно подавать сведения в СФР, чтобы работники не столкнулись с проблемами при оформлении льгот или выходе на пенсию.
В зависимости от численности сотрудников СФР принимает отчетность в электронном виде или на бумаге.
Прежде организации готовили четыре разных отчета. С 2026 года все эти сведения собираются в одной форме. Это упрощает процесс передачи информации в СФР, уменьшает количество ошибок при заполнении, экономит время бухгалтеров.
Через эту форму государство получает информацию о трудовой деятельности граждан, их страховом стаже, начисленной заработной плате и уплаченных взносах. Эти данные необходимы для правильного расчета пенсий, больничных листов и других социальных выплат. Каждый работодатель обязан своевременно подавать сведения в СФР, чтобы работники не столкнулись с проблемами при оформлении льгот или выходе на пенсию.
В зависимости от численности сотрудников СФР принимает отчетность в электронном виде или на бумаге.
Из чего состоит форма ЕФС-1
Форма включает титульный лист и два основных раздела, а каждый раздел делится на подразделы в зависимости от типа передаваемой информации. Работодатели заполняют только те части, которые соответствуют их ситуации. При каждом кадровом событии сдавать весь документ целиком в СФР не нужно.
Первый раздел содержит персональные данные о работниках. Здесь указывают сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате, дополнительных пенсионных взносах. Этот раздел включает несколько подразделов для разных категорий информации.
Подраздел 1.1. Содержит данные о трудовой деятельности сотрудника.
Подраздел 1.2. Отражает сведения о страховом стаже.
Подраздел 1.3. Предназначен для бюджетных учреждений.
У каждого подраздела — свои правила заполнения и сроки подачи в СФР.
Второй раздел посвящен страховым взносам от несчастных случаев на производстве. Здесь отражают расчеты по обязательному социальному страхованию, информацию о льготных тарифах, результаты специальной оценки условий труда. Данный раздел сдают ежеквартально все организации, имеющие работников.
Подраздел 2.1. Содержит расчет сумм взносов.
Подраздел 2.3. Включает данные о медосмотрах и спецоценке.
Титульный лист заполняют всегда, независимо от того, какой подраздел подается. На нем указывают регистрационный номер страхователя, наименование организации или данные индивидуального предпринимателя, контактный телефон и дату подписания документа для СФР.
Первый раздел содержит персональные данные о работниках. Здесь указывают сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате, дополнительных пенсионных взносах. Этот раздел включает несколько подразделов для разных категорий информации.
Подраздел 1.1. Содержит данные о трудовой деятельности сотрудника.
Подраздел 1.2. Отражает сведения о страховом стаже.
Подраздел 1.3. Предназначен для бюджетных учреждений.
У каждого подраздела — свои правила заполнения и сроки подачи в СФР.
Второй раздел посвящен страховым взносам от несчастных случаев на производстве. Здесь отражают расчеты по обязательному социальному страхованию, информацию о льготных тарифах, результаты специальной оценки условий труда. Данный раздел сдают ежеквартально все организации, имеющие работников.
Подраздел 2.1. Содержит расчет сумм взносов.
Подраздел 2.3. Включает данные о медосмотрах и спецоценке.
Титульный лист заполняют всегда, независимо от того, какой подраздел подается. На нем указывают регистрационный номер страхователя, наименование организации или данные индивидуального предпринимателя, контактный телефон и дату подписания документа для СФР.
Что изменилось в форме ЕФС-1 с 2026 года
С 30 декабря 2025 года действует обновленная форма, утвержденная приказом Социального фонда. Изменения направлены на упрощение заполнения и актуализацию требований законодательства.
Из графы 6 убрали коды для дистанционных и надомных работников. Раньше использовали обозначения «ДИСТ» и «НДОМ», а теперь эти коды не применяют. При переводе на неполное рабочее время также не указывают коды «НЕПД» или «НЕПН». Достаточно отметить мероприятие как «ПЕРЕВОД» в соответствующем подразделе.
Появился новый код статуса для иностранных граждан «МДИГ». Его используют для работников, застрахованных по международным договорам России. Это упрощает учет иностранных специалистов, работающих в российских компаниях на особых условиях. Данные передают в СФР без дополнительных подтверждений.
Обновили и правила указания кода вида деятельности. Теперь берут значение из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи документа, а подтверждение через Росстат больше не требуется. Это сокращает время подготовки отчетности, уменьшает количество уточняющих запросов от фонда СФР.
Исключили тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из подраздела о страховом стаже. Раньше работодатели отдельно отмечали отпуска по беременности и родам. Теперь эти периоды отражают в общем порядке без специальных отметок. Подраздел 1.2 заполняют по единым правилам для всех категорий застрахованных лиц.
Из графы 6 убрали коды для дистанционных и надомных работников. Раньше использовали обозначения «ДИСТ» и «НДОМ», а теперь эти коды не применяют. При переводе на неполное рабочее время также не указывают коды «НЕПД» или «НЕПН». Достаточно отметить мероприятие как «ПЕРЕВОД» в соответствующем подразделе.
Появился новый код статуса для иностранных граждан «МДИГ». Его используют для работников, застрахованных по международным договорам России. Это упрощает учет иностранных специалистов, работающих в российских компаниях на особых условиях. Данные передают в СФР без дополнительных подтверждений.
Обновили и правила указания кода вида деятельности. Теперь берут значение из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи документа, а подтверждение через Росстат больше не требуется. Это сокращает время подготовки отчетности, уменьшает количество уточняющих запросов от фонда СФР.
Исключили тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из подраздела о страховом стаже. Раньше работодатели отдельно отмечали отпуска по беременности и родам. Теперь эти периоды отражают в общем порядке без специальных отметок. Подраздел 1.2 заполняют по единым правилам для всех категорий застрахованных лиц.
Когда сдавать форму ЕФС-1 в 2026 году
Сроки подачи зависят от типа кадрового события и раздела документа. Некоторые сведения передают сразу после события, другие — по утвержденному графику. В каждом случае важно соблюдать установленные даты, чтобы избежать штрафных санкций со стороны СФР.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
При приеме или увольнении работника отчет направляют не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это касается также заключения и прекращения договоров гражданско-правового характера. Такие сроки действуют для оперативного обновления информации в базе фонда СФР.
При переводе сотрудника на другую должность, изменении названия организации или получении заявления о выборе формата трудовой книжки сведения подают до 25 числа следующего месяца.
Годовую отчетность о страховом стаже работников сдают до 26 января следующего года, то есть до 26.01.2027 за 2026 год. Квартальные отчеты по взносам на травматизм направляют до 25 числа месяца после окончания квартала в СФР.
Срок сдачи отчетности о дополнительных взносах на накопительную пенсию, а также о взносах от несчастных случаев и профзаболеваний за первый квартал 2026 года — 27 апреля. Подать информацию за полугодие нужно до 27 июля, за 9 месяцев 2026 года (по тем же видам сведений) отчет подают до 26 октября.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
При приеме или увольнении работника отчет направляют не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это касается также заключения и прекращения договоров гражданско-правового характера. Такие сроки действуют для оперативного обновления информации в базе фонда СФР.
При переводе сотрудника на другую должность, изменении названия организации или получении заявления о выборе формата трудовой книжки сведения подают до 25 числа следующего месяца.
Годовую отчетность о страховом стаже работников сдают до 26 января следующего года, то есть до 26.01.2027 за 2026 год. Квартальные отчеты по взносам на травматизм направляют до 25 числа месяца после окончания квартала в СФР.
Срок сдачи отчетности о дополнительных взносах на накопительную пенсию, а также о взносах от несчастных случаев и профзаболеваний за первый квартал 2026 года — 27 апреля. Подать информацию за полугодие нужно до 27 июля, за 9 месяцев 2026 года (по тем же видам сведений) отчет подают до 26 октября.
Как и куда сдавать отчёт ЕФС-1
Документ направляют в территориальное отделение Социального фонда по месту регистрации организации или индивидуального предпринимателя. Адрес нужного отделения можно найти на официальном сайте СФР, выбрав свой регион.
Способ подачи зависит от количества работников. Если в отчетном периоде числится более 10 застрахованных лиц, отчетность сдают только в электронном виде. В это количество включают сотрудников по трудовым договорам и исполнителей по договорам гражданско-правового характера. СФР контролирует соблюдение этого требования.
При численности 10 человек и менее работодатели выбирают способ самостоятельно. Можно направить документ на бумаге лично, через представителя или почтой с описью вложения. СФР рекомендует электронный формат для ускорения обработки данных.
Для электронной подачи используют единую цифровую платформу ГИС ЕЦП. Файл формируют в формате XML через бухгалтерские программы или специализированные сервисы. Также необходима усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица для СФР.
Если отчет подписывает не руководитель, требуется машиночитаемая доверенность. Ее оформляют в системах сдачи отчетности или через программу «АРМ Доверенность» от Социального фонда. Бумажные доверенности для электронного подписания в СФР больше не принимают.
Способ подачи зависит от количества работников. Если в отчетном периоде числится более 10 застрахованных лиц, отчетность сдают только в электронном виде. В это количество включают сотрудников по трудовым договорам и исполнителей по договорам гражданско-правового характера. СФР контролирует соблюдение этого требования.
При численности 10 человек и менее работодатели выбирают способ самостоятельно. Можно направить документ на бумаге лично, через представителя или почтой с описью вложения. СФР рекомендует электронный формат для ускорения обработки данных.
Для электронной подачи используют единую цифровую платформу ГИС ЕЦП. Файл формируют в формате XML через бухгалтерские программы или специализированные сервисы. Также необходима усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица для СФР.
Если отчет подписывает не руководитель, требуется машиночитаемая доверенность. Ее оформляют в системах сдачи отчетности или через программу «АРМ Доверенность» от Социального фонда. Бумажные доверенности для электронного подписания в СФР больше не принимают.
Кто должен заполнять отчёт ЕФС-1
Обязанность подготовки отчетности лежит на всех работодателях. Организации и индивидуальные предприниматели, имеющие работников по трудовым договорам, обязаны передавать сведения в фонд СФР. Это правило распространяется также на заказчиков по договорам гражданско-правового характера.
Ответственных лиц назначает руководитель организации. Часто эту функцию распределяют между отделами. Кадровая служба готовит данные о трудовой деятельности и стаже работников. Бухгалтерия отвечает за разделы, связанные с начислением взносов и платежами в СФР.
Такое разделение возможно благодаря модульной структуре документа: так как разные подразделы имеют свои сроки сдачи, готовить их могут разные специалисты. Для закрепления обязанностей издают приказ в свободной форме и знакомят сотрудников под подпись. Это делается в том числе для того, чтобы избежать спорных ситуаций при проверках СФР.
Даже если в организации нет активных кадровых событий, необходимо отслеживать требования фонда. При отсутствии работников и договоров с исполнителями отчетность не сдают. Но при появлении первого сотрудника такая обязанность возникает немедленно.
Ответственных лиц назначает руководитель организации. Часто эту функцию распределяют между отделами. Кадровая служба готовит данные о трудовой деятельности и стаже работников. Бухгалтерия отвечает за разделы, связанные с начислением взносов и платежами в СФР.
Такое разделение возможно благодаря модульной структуре документа: так как разные подразделы имеют свои сроки сдачи, готовить их могут разные специалисты. Для закрепления обязанностей издают приказ в свободной форме и знакомят сотрудников под подпись. Это делается в том числе для того, чтобы избежать спорных ситуаций при проверках СФР.
Даже если в организации нет активных кадровых событий, необходимо отслеживать требования фонда. При отсутствии работников и договоров с исполнителями отчетность не сдают. Но при появлении первого сотрудника такая обязанность возникает немедленно.
Как заполнять форму ЕФС-1
Заполнение начинают с титульного листа. Указывают регистрационный номер страхователя из 10 знаков, который присвоил Социальный фонд. Наименование организации пишут полностью без сокращений, а для индивидуальных предпринимателей указывают ФИО без добавления слова «ИП».
ИНН и КПП организации берут из свидетельства о постановке на учет. Для ИНН из 10 знаков в двух последних ячейках ставят прочерки. Индивидуальные предприниматели указывают только ИНН из 12 знаков. Код вида деятельности берут из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
В первом подразделе указывают данные о работнике: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения. Статус застрахованного лица обозначают кодом:
Во втором подразделе отражают кадровые события. В графе 3 выбирают мероприятие: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ» или работу по договору. В графе 5 указывают должность, структурное подразделение и код вида трудового договора.
Коды договоров различаются по сроку и типу занятости. Например, бессрочный договор обозначают цифрой «0», срочный до 6 месяцев — «0.1», более 6 месяцев — «0.2». Для совместителей используют коды с единицей.
В графе 6 указывают код выполняемой функции по классификатору занятий. Для договоров с исполнителями нужно добавить буквенный код типа договора:
При увольнении в графе 7 указывают код причины со ссылкой на статью Трудового кодекса. Например, при увольнении по собственному желанию пишут «п3ч1с77тк». Это соответствует пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Эти данные передают в СФР для учета трудового стажа.
Раздел о страховом стаже заполняют для работников с особыми условиями труда. Здесь отражают периоды работы, дающие право на досрочную пенсию. Указывают районные коэффициенты, результаты специальной оценки условий труда и другие параметры.
ИНН и КПП организации берут из свидетельства о постановке на учет. Для ИНН из 10 знаков в двух последних ячейках ставят прочерки. Индивидуальные предприниматели указывают только ИНН из 12 знаков. Код вида деятельности берут из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
В первом подразделе указывают данные о работнике: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения. Статус застрахованного лица обозначают кодом:
- для граждан России — «ГРФ»,
- для постоянно проживающих иностранцев — «ПЖИГ»,
- для временно пребывающих — «ВПИГ».
Во втором подразделе отражают кадровые события. В графе 3 выбирают мероприятие: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ» или работу по договору. В графе 5 указывают должность, структурное подразделение и код вида трудового договора.
Коды договоров различаются по сроку и типу занятости. Например, бессрочный договор обозначают цифрой «0», срочный до 6 месяцев — «0.1», более 6 месяцев — «0.2». Для совместителей используют коды с единицей.
В графе 6 указывают код выполняемой функции по классификатору занятий. Для договоров с исполнителями нужно добавить буквенный код типа договора:
- «ДГПХ» для услуг,
- «ДАВТ» для авторских заказов.
При увольнении в графе 7 указывают код причины со ссылкой на статью Трудового кодекса. Например, при увольнении по собственному желанию пишут «п3ч1с77тк». Это соответствует пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Эти данные передают в СФР для учета трудового стажа.
Раздел о страховом стаже заполняют для работников с особыми условиями труда. Здесь отражают периоды работы, дающие право на досрочную пенсию. Указывают районные коэффициенты, результаты специальной оценки условий труда и другие параметры.
Какие штрафы за не вовремя сданный отчёт ЕФС-1
За нарушение сроков или правил подачи отчетности предусмотрены штрафные санкции: размеры зависят от типа нарушения и раздела документа.
Штрафов можно избежать, если найти и исправить ошибки до проверки фонда. При получении уведомления об ошибке нужно подать корректирующие сведения в в установленный срок — в течение пяти рабочих дней.
При систематических нарушениях возможна блокировка счетов и другие меры воздействия. Поэтому стоит настроить процесс подготовки отчетности, использовать актуальные программы, проверять данные перед отправкой.
- За несвоевременную подачу сведений о трудовой деятельности. В этом случае должностное лицо организации может получить предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. На индивидуальных предпринимателей эта норма не распространяется.
- За ошибки или опоздание с отчетом о страховом стаже. Штраф составит 500 рублей за каждого работника, по которому не передали сведения.
- За нарушение сроков по разделу о взносах на травматизм. По этому пункту штраф рассчитывается как 5% от суммы взносов за последние три месяца. Минимальная сумма — 1 000 рублей, максимальная — 30% от начисленной суммы. Дополнительно директоров могут оштрафовать на 300−500 рублей.
- Если работодатель сдает бумажный отчет при численности более 10 человек. Штраф составит 1 000 рублей, так как это нарушение способа подачи отчетности.
Штрафов можно избежать, если найти и исправить ошибки до проверки фонда. При получении уведомления об ошибке нужно подать корректирующие сведения в в установленный срок — в течение пяти рабочих дней.
При систематических нарушениях возможна блокировка счетов и другие меры воздействия. Поэтому стоит настроить процесс подготовки отчетности, использовать актуальные программы, проверять данные перед отправкой.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли сдавать нулевой отчет при отсутствии работников?
Если в организации нет сотрудников и договоров с исполнителями, первый раздел не сдают. Нулевым может быть только раздел о взносах на травматизм. Индивидуальные предприниматели без работников этот отчет не заполняют.
Как исправить ошибку в уже сданном отчете?
Нужно подать корректирующие сведения с правильными данными. В отчете указывают тип «Корректирующая» или «Отменяющая». Если ошибка найдена до уведомления от фонда, штраф не применяется. Подраздел с ошибкой исправляют отдельно в СФР.
Выдают ли копию отчета работнику при увольнении?
В день увольнения работнику выдают выписку из подраздела о страховом стаже. При ведении электронных трудовых делают справку установленного образца.
Если в организации нет сотрудников и договоров с исполнителями, первый раздел не сдают. Нулевым может быть только раздел о взносах на травматизм. Индивидуальные предприниматели без работников этот отчет не заполняют.
Как исправить ошибку в уже сданном отчете?
Нужно подать корректирующие сведения с правильными данными. В отчете указывают тип «Корректирующая» или «Отменяющая». Если ошибка найдена до уведомления от фонда, штраф не применяется. Подраздел с ошибкой исправляют отдельно в СФР.
Выдают ли копию отчета работнику при увольнении?
В день увольнения работнику выдают выписку из подраздела о страховом стаже. При ведении электронных трудовых делают справку установленного образца.