В нашем материале рассказываем о KPI: что это за параметр, для чего рассчитывается, как он применяется и когда его не стоит использовать. Приводим формулы расчета KPI для разных ситуаций и видов бизнеса.
Нравится статья? Подпишитесь на Журнал ЮKassa. Самые новые и интересные статьи пришлём вам на почту вместе с подарком :)
Что значит понятие KPI и какова его история
Key Performance Indicator или сокращенно KPI обычно переводится как «ключевой показатель эффективности». Хотя слово «performance» означает скорее «производительность, КПД». Также часто используется аббревиатура КПЭ.
КПЭ используется, чтобы оценивать выполнение определенных целей и задач. По сути, это числовой показатель, который помогает компании понять, насколько успешно она движется к своим целям.
Термин «KPI» начал активно использоваться в 1960-х годах в США. В это время многие компании искали способы более эффективно оценивать производительность сотрудников и бизнес-процессов. Важную роль в развитии этой системы оценки достижения результатов сыграли работы ученого и экономиста Питера Друкера, а также работы основоположника научной организации труда Фредерика Тейлора. Со временем компании из других стран тоже стали использовать систему KPI для оценки своих бизнес-процессов.
Сейчас эта система стала основным инструментом для измерения успеха компаний, отделов и отдельных сотрудников, потому что она позволяет объективно оценивать результаты работы.
Каких видов бывают KPI
КПЭ бывают разных видов, потому что компании важно следить за разными аспектами своей деятельности. Вот несколько примеров:
Операционные — это показатели, которые позволяют понять, насколько быстро и хорошо компания выполняет свои задачи.
Финансовые — параметры, которые помогают компании определить, сколько она зарабатывает и тратит.
Клиентские — показатели, которые помогают понять, довольны ли клиенты товарами или обслуживанием, возвращаются ли они за повторными покупками.
Маркетинговые — параметры, помогающие определить, насколько хорошо работает реклама.
И показатели HR, связанные с результатами работы сотрудников
Как KPI применяется в бизнесе
Вот несколько примеров, как бизнес использует КПЭ в разных ситуациях.
В производстве
Здесь ключевые показатели эффективности могут показывать, сколько продукции выпущено за день и сколько из нее оказалось бракованной. Это помогает следить за качеством производства и вовремя устранять проблемы. Также с помощью КПЭ можно рассчитать чистую прибыль, затраты на производство одной единицы продукции, коэффициент использования оборудования.
В продажах
Например, компания устанавливает, сколько товаров нужно продать за месяц в каждой торговой точке. Если торговые точки не выполняют план по продажам, руководитель бизнеса видит результаты и может разработать меры для их улучшения. Также с помощью КПЭ можно рассчитать и другие показатели: общий доход за определенный период, среднюю сумму покупки на одного клиента, долю сделок, не завершившихся продажей.
В работе с клиентами
Ключевые показатели эффективности помогают понять, насколько клиенты довольны услугами компании. Например, можно измерить, сколько процентов клиентов обратились за услугой повторно. Если результаты низкие, компании нужно работать над улучшением сервиса. Также с помощью КПЭ можно определить процент клиентов, готовых рекомендовать компанию, среднее время решения проблем клиентов, количество жалоб и отзывов.
В маркетинге
Ключевые показатели эффективности могут показать, насколько хорошо работает реклама. Например, если компания потратила деньги на рекламу, но в результате количество пришедших покупателей оказалось низким, нужно менять стратегию. Также с помощью КПЭ можно рассчитать стоимость привлечения одного клиента, количество людей, увидевших рекламу, вовлеченность аудитории.
В работе с сотрудниками
Здесь ключевые показатели эффективности помогают понять, насколько хорошо сотрудники выполняют свои задачи. Например, можно отслеживать, сколько задач выполнил каждый сотрудник за неделю, сколько раз сотрудники опаздывали, сколько сотрудников ушло из компании за год. Если KPI показывает, что сотрудники не справляются с объемом работы, можно пересмотреть задачи или предложить обучение. Если видно, что в отделах компании высокая текучесть кадров, возможно, стоит улучшить условия работы или систему мотивации.
Что значит зарплата — оклад + KPI
Это модель оплаты труда, в которой зарплата состоит из двух частей:
Оклад — фиксированная сумма, которую сотрудник получает каждый месяц независимо от результатов. Оклад покрывает оплату базовых обязанностей сотрудника, обеспечивая ему стабильный доход.
KPI-бонус — переменная часть зарплаты, зависящая от выполнения ключевых показателей эффективности. Бонус стимулирует сотрудника достигать конкретных целей: увеличивать продажи, снижать количество ошибок, улучшать клиентский сервис.
Например, сотрудник в отделе продаж получает оклад 50 000 рублей и бонус до 20 000 рублей за выполнение плана продаж. Если сотрудник выполнил 80% плана, то ему начисляется 80% от бонуса: 20 000×0,8 = 16 000 рублей. В итоге его зарплата за месяц составит: 50 000 + 16 000 = 66 000 рублей.
Как рассчитать KPI
КПЭ рассчитывают с помощью простых формул. Вот несколько примеров таких расчётов:
Формула для расчета рентабельности предприятия
KPI Рентабельности = Прибыль ÷ Доход × 100
Например, если доход компании — 1 000 000 рублей, а прибыль — 200 000 рублей, рентабельность составит: 200 000 ÷ 1 000 000×100 = 20%
Формула для расчета выполнения плана по продажам
KPI Продаж = Фактические продажи ÷ Плановые продажи × 100
Например, если планировали продать 100 товаров, а продали 90, KPI по продажам составит: 90 ÷ 100×100 = 90%. Это значит, что план выполнен на 90%.
Формула для расчета удовлетворенности клиентов
Здесь часто используется Net Promoter Score или сокращенно, NPS — индекс потребительской лояльности. Этот параметр показывает, сколько людей готовы рекомендовать компанию.
NPS = % промоутеров − % критиков
Например, если 70% клиентов довольны товарами или услугами компании и готовы их рекомендовать, а 10% — недовольны, NPS будет равен 70% − 10% и составит 60%.
Формула расчета производительности сотрудников
KPI Производительности = Выполненная работа ÷ Затраченное время
Например, если сотрудник за 8 часов выполнил 16 задач, его производительность составит: 16 ÷ 8 = 2 задачи в час.
Формула для расчета эффективности маркетинга
Здесь можно рассчитать Customer Acquisition Cost или сокращенно, CAC — стоимость привлечения клиента.
CAC = Затраты на маркетинг и продажи ÷ Количество новых клиентов
Например, компания потратила 100 000 рублей на рекламу и за этот период привлекла 200 новых клиентов. Тогда CAC = 10 0000 ÷ 200 = 500 рублей. Это значит, что привлечение одного клиента обошлось компании в 500 рублей.
Формулы помогают точно измерить результаты работы и понять, что нужно улучшить.
Как выбрать формулу для расчета
Выбор формулы для расчета КПЭ зависит от того, что именно нужно измерить. Чтобы не запутаться, следуйте простым шагам:
Определите цель. Сначала нужно понять, что вы хотите узнать. Если интересуют продажи, выбирайте формулу для расчета продаж, если важно мнение клиентов, используйте формулу для расчета их удовлетворенности.
Учитывайте специфику бизнеса. В разном бизнесе KPI могут отличаться. Например, магазину важно учитывать количество проданных товаров, а производственной компании — скорость работы или количество брака.
Определите, какой расчет подойдет: простой или сложный. Выбирайте формулу, которая не будет слишком сложной для понимания и применения. Например, если нужно просто оценить процент выполнения плана по продажам, формула может быть простой: фактические продажи разделить на плановые и умножить на 100%.
Используйте стандартные формулы. Не нужно придумывать что-то новое. В большинстве случаев подойдут уже проверенные формулы для расчета рентабельности бизнеса, удовлетворенности клиентов, производительности.
Главное — выбирать ту формулу, которая даст полезную информацию для улучшения работы компании. Если сомневаетесь, начните с простых расчетов и постепенно добавляйте новые параметры.
Как внедрить KPI
Внедрить такую систему оценки результатов можно за несколько шагов:
Определите цели компании. Сначала нужно понять, каких результатов необходимо достичь — например, увеличить продажи.
Выберите KPI. Для каждой цели подберите конкретные и измеримые показатели. Например, для продаж — это выполнение плана в процентах.
Объясните сотрудникам и руководителям отделов, зачем нужна эта система. Важно, чтобы сотрудники понимали, как именно их работа влияет на достижение целей бизнеса и какие выгоды они получат при выполнении показателей.
Установите достижимые цели. Показатели должны быть реалистичными. Если план завышен, сотрудники могут не захотеть его выполнять.
Регулярно отслеживайте результаты. Раз в месяц или квартал анализируйте, какие KPI выполнены, а какие нет. Обсуждайте результаты с командой и вносите корректировки в работу.
Вознаграждайте за выполнение плана. Применяйте бонусы или другие виды мотивации, чтобы поощрить отделы или сотрудников с лучшими результатами.
Каковы плюсы и минусы системы KPI
Как и у любой системы, у КPI есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их.
Когда не нужно применять KPI
Хотя КПЭ — полезный инструмент, его не всегда стоит использовать. Вот ситуации, когда от ключевых показателей эффективности лучше отказаться:
На старте проекта. Когда проект только начался, слишком рано вводить ключевые показатели эффективности, потому что применение этой системы может ограничить креативность и гибкость.
В условиях постоянных изменений. Если в компании или на рынке все быстро меняется, ключевые показатели эффективности могут стать неактуальными. Например, во время кризиса или резких изменений в спросе лучше ориентироваться на краткосрочные и актуальные в данный момент цели.
Когда сложно измерить результат. Некоторые задачи трудно перевести в конкретные числа. Например, сложно оценить в цифрах качество или количество творческой работы, такой как создание дизайна, музыки, текста.
Ключевые показатели эффективности — мощный инструмент, но если он не подходит, лучше использовать более гибкие подходы управления.
Коротко о KPI
Эта система является основой для измерения результатов компаний, отделов и персонала.
Есть несколько видов ключевых показателей эффективности: операционные, финансовые, клиентские, маркетинговые и для сотрудников.
Система оклад + KPI помогает мотивировать сотрудников на выполнение планов.
Ключевые показатели эффективности рассчитываются с помощью несложных формул. Каждая организация подбирает свои формулы расчета, учитывая специфику бизнеса.
Для внедрения такой системы в организацию поставьте цели, и только после этого выбирайте подходящие и понятные сотрудникам ключевые показатели эффективности.
У этой системы оценки результатов есть преимущества и недостатки, которые нужно учесть перед внедрением.
В некоторых случаях ключевые показатели применять не нужно, например, если у вас молодая компания или если работники выполняют такие задачи, которые сложно оценить этим методом.